Tietosuojaseloste

Nuorisovaalien vaalikoneen tietosuojaseloste

Päivitetty 4.10.2023

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungit käsittelevät henkilötietoja nuorisovaalien vaalikoneen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjä määräytyy kotikuntasi mukaan. Alta löydät rekisterinpitäjien yhteystiedot.

Espoon kaupunki
Yhteyshenkilö nuorisovaaliasioissa
Nuorisotyökoordinaattori
Tiia Ylä-peräinen
tiia.yla-perainen@espoo.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
tietosuoja@espoo.fi

Helsingin kaupunki
Yhteyshenkilö nuorisovaaliasioissa
Katri Kairimo
Katri.Kairimo@anni-aaltohel-fi
Itäinen aluepäällikkö, nuorisopalvelut

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Helsingin kaupungin tietosuojavastaava
tietosuoja@anni-aaltohel-fi

Vantaan kaupunki
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Mikael Valtomaa
Vantaan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Ehdokkaan tiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, asuinalue, syntymäaika ja -vuosi, vastaus/äidinkieli, sekä ehdokkaan vapaaehtoisesti antamat tiedot, kuten vaalikonevastaukset perusteluineen, lupa liittyä ehdokkaiden yhteiseen viestintäryhmään, valokuva. Vaalikoneessa julkaistaan ehdokkaan nimi, ehdokasnumero, sekä valokuva ja vaalikonevastaukset perusteluineen sekä vastauksien käännökset. Huoltajan tiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköposti ja postiosoite sekä huoltajan kirjallinen lupa nuoren valokuvaamiseen, ehdolle asettumiseen ja nuoren osallistumiseen nuorisoneuvoston toimintaan. Vaalikoneen käyttäjien tiedot, kuten vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä käyttäjien teknistä seurantaa. Vaalikoneen teknisen toteutuksen takia käsittelemme vaalikoneen käyttäjän IP-osoitetta rajatun ajan.

Tiedot ehdolle asettuneiden ja vaalikoneen käyttäjien lukumääristä

Vanhempien allekirjoittamat osallistumisluvat

 

Ehdolle asettuminen Ehdokkaiden esittely äänestäjille Vaalikoneen toteuttaminen

Toiminnan kehittäminen ja toteutuksen seuraaminen

Arkistointi, lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen osoittaminen ja oikeuksien puolustaminen

Nuorten osallisuuteen ja demokratiakasvatukseen sekä nuorisovaalien järjestämiseen liittyvä kunnan yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä siihen liittyvän julkisen vallan käyttäminen. * Tehtävään liittyvä lainsäädäntö kuntalaki 410/2015 26 §. Kuntalain lisäksi lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 §:ssä. Erityisten henkilötietoryhmiin kuuluvien, kuten vaalikonevastauksista ilmenevien poliittisten mielipiteiden osalta käsittely koskee henkilötietoja, jotka ehdokas on nimenomaisesti saattanut julkisiksi. Pyydämme lisäksi huoltajan kirjallisen suostumuksen nuoren valokuvaamiseen, ehdolle asettumiseen ja osallistumiselle nuorivaltuuston toimintaan.

Nuorten osallisuuteen ja demokratiakasvatukseen sekä nuorisovaalien järjestämiseen liittyvä kunnan yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä siihen liittyvän julkisen vallan käyttäminen. * Tehtävään liittyvä lainsäädäntö kuntalaki 410/2015 26 §. Kuntalain lisäksi lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 §:ssä.

Nuorten osallisuuteen ja demokratiakasvatukseen sekä nuorisovaalien järjestämiseen liittyvä kunnan yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen sekä siihen liittyvän julkisen vallan käyttäminen. * Tehtävään liittyvä lainsäädäntö kuntalaki 410/2015 26 §. Kuntalain lisäksi lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 §:ssä

*Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään yleiseen etuun liittyvän tehtävän perusteella, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Ks. 7. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja miten voit käyttää oikeuksiasi?

3. Mistä henkilötietoja kerätään?

Ehdokkaat ja huoltajat

Ehdokkaat asettuvat itse ehdolle kaupungin sivuilla nettilomakkeen kautta. Nuorisopalvelut ovat yhteydessä kaikkiin ehdokashalukkaisiin. Jos huoltaja antaa kirjallisen suostumuksen nuoren ehdolle asettumiseen ja nuorisoneuvoston toimintaan osallistumiseen, ehdokas voi niin halutessaan syöttää vaalikonevastaukset nuorisopalvelun ohjauksessa vaalityöpajassa. Jos ehdokas haluaa ja huoltaja on antanut kirjallisen luvan kuvaamiseen, vaalityöpajassa otetaan ehdokkaasta valokuva vaalikonetta ja vaalityötä varten.

Vaalikoneen käyttäjät

Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastaukset sekä IP-osoitteet kerätään vaalikoneen täyttämisen yhteydessä. Tietoja käsitellään vain vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajan. Vaalikoneen käyttäjien vastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei voida vaalikoneen täyttämisen jälkeen yhdistää vaalikoneen käyttäjään edes teknisin tunnistein.

4. Henkilötietojen säännönmukaiset vastaanottajat

Hyödynnämme vaalikoneen toteuttamisessa kumppaneita, jotka käsittelevät tietoja vain asettamissamme rajoissa ja tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Teemme kaikkien kumppaniemme kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa kumppanit sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja turvallisesti ja luottamuksellisesti. Lisäksi tietoja välitetään Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungin välillä tässä tietosuojaselosteessa määritettyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Vaalikoneeseen liittyvän käsittelyn osalta kumppanit voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin

IT-järjestelmien ja palvelinympäristöjen toimittajat

Hyödynnämme vaalikoneen teknisessä toteutuksessa erilaisia IT-järjestelmien ja palvelinympäristöjen toimittajia.

Käännöstoimisto

Käännämme ehdokkaiden vaalikonevastaukset perusteluineen käännöstoimiston avulla.

5. Siirretäänkö henkilötietojani Euroopan ulkopuolelle?

Käsittelemme henkilötietojasi pääosin Euroopan unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa käyttämistämme kumppaneista tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee kuitenkin Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, jolloin henkilötietojasi siirtyy myös alueen ulkopuolelle. Järjestelmien tiedot siirtyvät ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee ETA:n ulkopuolisella tai yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan toimittamalla palvelimella.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle toteutamme suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voimme edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana kumppaneitamme velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytämme asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

6. Miten pitkään henkilötietoja säilytetään?

Ehdokkaiden tiedot

Ehdokkaiden nimiä ja yhteystietoja säilytetään enintään 5 vuotta nuorisoneuvoston asettamisesta.
Vaalikoneesta ehdokkaan nimi, vaalikonevastaukset ja valokuva säilyvät vaalituloksen varmistamiseen saakka ja vaalien jälkeen enintään 2 kuukautta.
Huoltajien antamia kirjallisia suostumuksia säilytämme 2 vuotta vaalituloksen varmistamisesta.

Vaalikoneen käyttäjien tiedot

Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä vaalikoneen käyttäjien teknistä seurantaa.

7. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja miten voit käyttää oikeuksiasi?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungin käytäntöjen mukaisesti riippuen kotikunnastasi.

Voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia esittämällä yksilöidyn pyynnön kotikuntasi tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot löydät kohdasta 1.

Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy tietoihin sekä oikeus saada jäljennös näistä tiedoista. Voimme tarvittaessa pyytää sinua täsmentämään pyyntöäsi, esimerkiksi tietojen toimittamiseen liittyvien yksityiskohtien osalta. Tietojen antaminen ei saa kuitenkaan loukata toisen henkilön suojattua oikeutta tai etua.

Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevia henkilötietoja. Huomioithan kuitenkin, että emme voi poistaa sellaisia tietoja, joiden säilyttämiselle on edelleen olemassa perusteltu tarve, kuten yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen tai muu erityisen painava syy, kuten lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen osoittaminen ja oikeuksien puolustaminen.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun henkilötietojasi käsitellään yleiseen etuun liittyvän tehtävän perusteella. Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteissa, joissa kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu

Lisätietoja tietosuojaoikeuksista ja niiden toteuttamisesta kotikunnassasi löydät näiden linkkien takaa:

Espoon kaupunki
Helsingin kaupunki
Vantaan kaupunki